専用システムの導入|優秀な働きぶりのワークフロー|業務の流れを円滑にするシステム

優秀な働きぶりのワークフロー|業務の流れを円滑にするシステム

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専用システムの導入

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ファイル管理を確実に

会社においては、様々な書類が作成されますが、それら書類は情報共有の観点から必要に応じて確実に、すばやく取り出すことができるようになっているべきです。社内サーバの共有フォルダにて保存しておく方法が最も手軽、かつ素早く取り出せることができるのですがデメリットもあります。それは保存されたデータが最新のものであるかわからないという点です。ファイルの取り扱いを厳密に定めておけば問題はないかもしれませんが、残念ながらそれでも保存のルールを守らない人もいるため、保存されているデータが最新のものである保証がありません。そこで、必要な書類は専用ソフトにて管理、情報共有することをおすすめします。専用ソフトではファイルの取り扱いにいろいろなルールを定めることができるため、比較的堅牢にデータの管理を行う事ができます。

管理には工夫を

さて、社内のデータ管理、情報共有には専用ソフトにて行うことを提案させていただきました。具体的にどのように管理を行えばよいのでしょうか。例えば編集を行う必要のあるデータの場合は、編集できる人を定めておき、編集できない人に関しては閲覧のみ可能、という設定をかけておくことがあげられます。こうすることにより、ほかの人がデータを閲覧している最中にうっかりデータの編集をしてしまったという事態を防ぐことができます。次に、1つの書類に対して複数の案件が進んでいる場合、それがわかるようにするという方法です。2つの案件が同時に進んでおり、2人同時に書類の編集に取り掛かると、最新のファイルがどういう状態のものかわからなくなるため、この対策も必要になります。このように、情報共有を確実に行うためにはいろいろなルール決めが必要となります。